Éditions Sorman

Lorsqu’une opération de dépense n’a pas été prévue par la nomenclature M.14 ou M4 ( pour les SPIC), l'ordonnateur doit produire des pièces justificatives permettant au comptable d’opérer les contrôles (article 50). Lorsqu'une dépense fait l'objet d'un ordre de réquisition, l'ordonnateur n'a pas à fournir les justificatifs.

Le respect de la liste des justificatifs permet d'accélérer les paiements
Les services de la collectivité veilleront à ce que les pièces transmises soient conformes aux textes afin d’éviter les rejets ou les retards et de permettre une prise en charge immédiate et sécurisée des mandats par le comptable public. Ce dernier évitera d'alourdir inutilement le travail de l'ordonnateur en lui demandant des pièces ou en imposant des procédures que la réglementation comptable n’exige pas.

Le principe d’exhaustivité
Le décret du 25 mars 2007 énonce toutes les pièces servant de justifications aux dépenses que les collectivités peuvent être amenées à effectuer. Ainsi, lorsqu’une catégorie de dépenses est répertoriée dans la liste, les pièces justificatives nécessaires au paiement des dépenses correspondantes y sont toutes énumérées. Les comptables doivent toujours s’assurer que leur sont produites au minimum deux catégories de justification qui peuvent être contenues dans une même pièce justificative :
• celles fondant juridiquement la dépense (décision, convention, contrat, ordre de mission...) ;
• celles établissant la validité de la créance et comportant les éléments de liquidation (facture, décompte, état détaillé...).
La liste des pièces justificatives constitue pour les dépenses qu’elle vise, à la fois le minimum et le maximum exigibles par le comptable. Elle est opposable aux ordonnateurs, aux comptables et aux juges des comptes. Rien ne s’oppose toutefois à ce que l’ordonnateur produise (de sa propre initiative) des pièces précisant et complétant, en tant que de besoin, celles prévues à la liste des pièces justificatives.

Production de certificats administratifs
L'ordonnateur ne peut pas substituer des certificats administratifs à une pièce justificative prévue par le décret. La jurisprudence rappelle que la production d’un certificat administratif en substitution d’une pièce justificative s’analyse comme l’absence de production de cette dernière. Dans ce cas, les comptables doivent suspendre le paiement pour absence ou insuffisance de pièces justificatives. En outre, l'ordonnateur ne peut pas substituer ou supprimer, de son propre chef ou, en application d’une délibération ou d’un contrat, des justifications particulières autres que celles définies par la liste annexée au décret.

Jacques KIMPE le 07 décembre 2012 - n°283 de La Lettre des Finances Locales