Éditions Sorman

Pas de remboursement de frais sans mandat spécial
Pour obtenir le remboursement des dépenses engagées dans le cadre d’un déplacement ou d’une mission, les élus doivent agir au titre d’un mandat spécial. Attention : ce mandat doit être conféré au maire (ou à un autre élu) dans l’intérêt de la commune. La notion de mandat spécial exclut toutes les activités courantes de l’élu et doit correspondre à une opération déterminée, de façon précise, quant à son objet (organisation d’une manifestation, participation au congrès des maires de France... ) et limitée dans sa durée. Le mandat spécial doit donc entraîner des déplacements inhabituels et indispensables. Les déplacements inhérents aux activités habituelles du maire (déplacements à la préfecture, à la sous-préfecture, ou à la DGFiP...) ne peuvent pas faire l'objet de remboursement, la dépense étant censée être couverte par l'indemnité de fonction.
Bien entendu, l'utilisation par le maire d'un véhicule appartenant à la collectivité (avec ou sans chauffeur) n'autorise pas le remboursement des frais kilométriques dans le dédommagement du maire qui se limitera alors aux frais d'hébergements, de repas et autres dépenses engagées dans l'intérêt de la collectivité. Lorsque le mandat spécial entraîne une dépense, il doit faire l'objet d'une délibération de l'assemblée délibérante (conseil municipal, communautaire ou syndical). Cette délibération peut être prise postérieurement à l’exécution de la mission en cas d’urgence.

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L'élu qui se voit conférer un mandat spécial peut demander le remboursement des "frais d’aide à la personne" qui comprennent les frais de garde d’enfants ou d’assistance aux personnes âgées, handicapées ou à celles qui ont besoin d’une aide personnelle à leur domicile. Leur remboursement ne peut excéder, par heure, le montant horaire du salaire minimum de croissance.

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Le décret n° 2007-450 du 25 mars 2007 fixe la liste des pièces justificatives que l'ordonnateur doit transmettre au comptable pour permettre le paiement des dépenses publiques locales. L'annexe I de ce décret, reprise à l'annexe I du CGCT, détaille les pièces justificatives exigées par les comptables à l'appui des mandats de paiement émis par les ordonnateurs des collectivités locales et des établissements publics locaux, l'annexe 2 précise les pièces justificatives exigées à l'appui des mandats de frais de mission. Le décret n° 2007-450 du 25 mars 2007 fait l'objet d'une instruction codificatrice n° 07-024 MO du 30 mars 2007.

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Les régisseurs d’avances sont personnellement et pécuniairement responsables du paiement des dépenses dont ils sont chargés (instruction codificatrice n° 06-031-A-B-M du 21/04/2006, décret du 2/03/2008). Ils sont également responsables des contrôles qu’ils sont tenus d’exercer en matière de dépenses, dans des conditions similaires à celles prévues pour les comptables publics par le décret du 7 novembre 2012.

Jacques KIMPE le 13 septembre 2013 - n°298 de La Lettre des Finances Locales